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Programa de Gestión Documental

TABLA DE CONTENIDO​

I. ASPECTOS GENERALES

1.1 Introducción

1.2 Alcance

1.3 Propósito

1.4 Público al cual está dirigido

1.5 Requerimientos para el desarrollo del PGD

1.5.1 Normativos:

1.5.2 Económicos:

1.5.3 Administrativos:

1.5.4 Tecnológicos:

1.6 Gestión del cambio:

II LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

2.1        Políticas del Programa de Gestión Documental

2.2        Procesos de Gestión Documental

2.2.1 Planeación Documental:

2.2.3 Gestión y trámite:

2.2.5 Transferencia:

2.2.7 Preservación a largo plazo:

2.2.8 Valoración:

2.3 Fases de implementación del PGD

2.3.1 Elaboración:

2.3.2 Ejecución:

2.3.4 Seguimiento:

III.         PROGRAMAS ESPECÍFICOS

IV. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

IV METODOLOGÍA

V.     Anexos

 

I. ASPECTOS GENERALES

 

1.1 Introducción

 
El Programa de Gestión Documental - PGD de la Contraloría General de ANTIOQUIA está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información, de conformidad con lo establecido en Decreto 1080 de 2015 Libro II Parte 8 Título II Capítulo V - Gestión de documentos.

Como instrumento archivístico le sirve a la Contraloría General de ANTIOQUIA para facilitar el control, acceso y administración de la documentación y preservación de la memoria institucional, acorde con las buenas prácticas y la normativa vigente.

La estructura del PGD está basada en cada uno de los elementos establecidos por el AGN en el "Manual implementación de un programa de gestión documental - PGD año 2014" y describe cada uno de estos elementos, así como los demás aspectos y actividades que desarrolla la Contraloría General de Antioquia de conformidad con su contexto y realidad misional, administrativa y legal.

1.2 Alcance

 
El PGD está encaminado al mejoramiento de la atención de los requerimientos documentales de los usuarios de la Contraloría General de Antioquia, la racionalización y simplificación de los trámites, la reducción de copias innecesarias, la conservación y preservación del patrimonio documental de la entidad.

Este PGD establece los lineamientos de la gestión documental para todos los documentos producidos y generados por la Contraloría en todas sus dependencias, así como para la documentación conservada de años anteriores, aplicable para todo tipo de documentación independientemente del soporte en que se encuentre. Se aplicará también a la información de documentos de archivo y los sistemas de información institucionales.

1.3 Propósito

 
En general, el propósito del PGD es optimizar y estandarizar la totalidad de los procesos y procedimientos de la gestión documental de la Entidad, de los cuales encontramos la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, definidos por el Archivo General de la Nación en el Decreto 2609 de 2012, artículo 9, "Procesos de la gestión documental', a fin de alcanzar los mayores niveles de eficiencia y transparencia en la protección de los recursos documentales, y conseguir un alto grado de difusión de su valor patrimonial.

Así mismo, permite administrar la documentación física y electrónica producida y recibida por la entidad, de acuerdo con el Plan Estratégico y el Plan de Acción Anual de la Contraloría General de Antioquia, facilitando la toma de decisiones y el direccionamiento organizacional.

1.4 Público al cual está dirigido

 
El PGD está dirigido a los funcionarios de la Contraloría General de Antioquia en el desarrollo de sus funciones y obligaciones, a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e informes, a usuarios externos, sujetos de control, entes de control y demás usuarios, en cuanto a requerimientos de radicación de comunicaciones oficiales, el manejo de peticiones, el envío de comunicaciones oficiales, las consultas en los archivos institucionales.
Este documento también está dirigido al Comité institucional de Gestión y Desempeño, y a quienes hagan parte de la entidad en la ejecución de sus funciones, con la finalidad de llevar a cabo procesos de evaluación, aprobación y seguimiento a las estrategias, procedimientos y metas que establece el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General de Antioquia; a la alta dirección con el objeto de obtener la asignación de los recursos financieros, administrativos, jurídicos y técnicos que permitan la implementación del mismo.

De igual manera, está dirigido a los ciudadanos, funcionarios, contratistas que tengan relación y/o interés en los servicios documentales de la entidad.

1.5 Requerimientos para el desarrollo del PGD

 

1.5.1 Normativos:

 

La Contraloría General de Antioquia cuenta con un normograma que incluye la normatividad aplicable a su gestión documental y se encuentra disponible en la página web.

1.5.2 Económicos:

 

La Contraloría General de Antioquia cuenta con recursos financieros para la implementación y sostenimiento del PGD, acorde con el Plan Institucional de archivos PINAR, en el cual está prevista su inversión a corto, mediano y largo plazo.  El Programa de Gestión Documental, ha sido desarrollado con recursos proporcionados por la misma entidad de acuerdo con la asignación presupuestal para cada vigencia definida y valorada por la entidad cada año.

En el Plan Anual de Capacitación de la Contraloría se debe incluir recursos para capacitar en el alcance y desarrollo del Programa de Gestión Documental a los funcionarios de los diferentes niveles de la Entidad.

1.5.3 Administrativos:

 

Para la implementación del PGD se cuenta con el Comité de Archivo, creado en el año 2006 mediante resolución, 0277 del 10 de marzo el cual queda integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño creado mediante resolución 2018500001936 del 20 de noviembre de 2018, cuenta con personal idóneo en gestión documental encargado de los procesos archivísticos, con instalaciones locativas, con equipo y mobiliario, y de gestión documental clara para la Contraloría.

Así mismo, el Programa de Gestión Documental es liderado por la Subdirección Operativa a través del Archivo Central, donde se cuenta con personal y perfiles acordes con su misión, quienes apoyarán de forma permanente los planes y proyectos de Gestión Documental en todos sus componentes.

1.5.4 Tecnológicos:

 

La Contraloría General de Antioquia -CGA- cuenta con una Arquitectura de TI en la cual se identifica la estructura y las relaciones de todos los elementos de TI de la Entidad. Esta arquitectura está conformada por las siguientes arquitecturas: información, sistemas de información y servicios tecnológicos.

Arquitectura de Información

La información institucional se encuentra debidamente organizada y estructurada en el portal interno (Intranet) el cual cuenta con las condiciones de acceso pertinentes para los usuarios y brinda facilidades de navegación que contribuyen a la consulta de la información en pro de la satisfacción de las necesidades y expectativas de los funcionarios para el desarrollo de las actividades inherentes a la gestión institucional.

Uno de los elementos dispuestos en este portal es el Manual de Gestión Institucional el cual contiene los requisitos del Sistema de Gestión Institucional de la CGA, la definición de la gestión con enfoque por procesos basada en el ciclo PHVA (Planificar- Hacer- Verificar- Actuar) y el pensamiento basado en riesgos.

Arquitectura de sistemas de información

Alineados con la clasificación del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI en el Estado, los sistemas de información de la Contraloría General de Antioquia se enmarcan bajo las siguientes categorías:

CategoríaSistema de información o softwareProceso o actividad que soporta
Sistema misionalGestión transparenteGestión de la información misional, rendición de cuentas de los sujetos de control y PQRSD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias).
Sistema de apoyoSistema SAPProcesos financieros, contables, de tesorería, y gestión presupuestal de la Entidad.
Kactus Administración del talento humano, novedades de personal.
Sistema de Gestión Documental MercurioGestión de la información institucional.
Microsoft Lync, Exchange, Email Marketing.Comunicaciones unificadas.
Plataforma e-learning (Moodle)Procesos de enseñanza y aprendizaje institucional.
Portales digitalesIntranet Red interna en la que se dispone la información para la gestión institucional.
Portal web corporativoImagen institucional y canal de comunicación con la comunidad.
Sistema de direccionamiento estratégicoMejoramisoSistema de gestión de la calidad, mejora continua, administración del riesgo.

 
Arquitectura de servicios tecnológicos

La Dirección de Sistemas de Buen Gobierno y las TIC, en adelante DSBG-TIC, en cumplimiento de sus funciones, ha diseñado una arquitectura para los servicios tecnológicos institucionales en la cual se pueden identificar los componentes tecnológicos que se requieren para soportar los servicios ofrecidos por la Contraloría, relacionados con información, sistemas de información e infraestructura de comunicación.

Esta arquitectura es dinámica pues las condiciones tecnológicas y los lineamientos normativos así lo exigen, sobre todo lo que respecta al cumplimiento de la política de Gobierno Digital con la cual se "genera un nuevo enfoque en donde no sólo el Estado sino también los diferentes actores de la sociedad, son actores fundamentales para un desarrollo integral del Gobierno Digital en Colombia y en donde las necesidades y problemáticas del contexto determinan el uso de la tecnología y la forma como ésta puede aportar en la generación de valor público"[1].
Para cumplir con esta política, la CGA evaluará su arquitectura de servicios tecnológicos y determinará las condiciones y ajustes necesarios para el desarrollo integral de un Gobierno Digital que incluya las necesidades y expectativas de las partes interesadas y propenda por la solución de sus problemáticas a través del uso de las tecnologías de información.

Dichas tecnologías deben ir acompañadas de las políticas pertinentes para la gestión y seguridad de la información, razón por la cual, a través de la Resolución 2016500001964 del 27 de diciembre de 2016, la Contraloría adopta el Manual de Seguridad de la Información, que tiene por objetivo "Establecer las Políticas en Seguridad de la Información de la CGA de acuerdo a los lineamientos de buenas prácticas en Seguridad y Privacidad para las entidades del Estado, con el fin de regular la gestión de la seguridad de la información al interior de la Entidad". Dichas políticas, no sólo deben cubrir todas las áreas de gestión de la Entidad, sino que además deben ser acatadas por todas las partes interesadas.

1.6 Gestión del cambio:

 
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementación del PGD se realizarán acciones para informar, divulgar, capacitar e involucrar a los funcionarios implicados.

Estas acciones estarán a cargo de los funcionarios de gestión documental y talento humano al incorporar en el Plan Institucional de Capacitación lo requerido en materia de gestión documental. Adicionalmente en los procesos de inducción y re inducción de funcionarios se incluirán los temas relativos a la gestión documental. 


 

 

II LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

 

2.1      Políticas del Programa de Gestión Documental

 
Los documentos custodiados en los archivos de gestión y el archivo central deben clasificarse, ordenarse, identificarse, almacenarse y conservarse de tal manera que sirvan para apoyar la toma de decisiones, éste proceso proporciona información que  permite una eficiencia administrativa adecuada porque los documentos pueden ser usados como base para la defensa jurídica de la entidad, la protección de la memoria del conflicto, postconflicto, los derechos humanos y la salvaguarda del patrimonio histórico, la unificación de los conceptos a nivel institucional y la trazabilidad de la gestión depende en gran medida de la implementación de las políticas de gestión documental los cuales hacen parte del sistema de gestión de la calidad y  de la estandarización de los procesos.

El personal asignado a la función archivística de la Contraloría General de Antioquia debe mantener continuidad en el cargo, tener constante capacitación y contar con un perfil técnico, tecnológico o profesional en archivo, gestión documental, ciencias de la información o disciplinas afines.

La aplicación del concepto de Cero Papel, para la Contraloría General de Antioquia corresponde a la creación, gestión y almacenamiento de documentos mediante la utilización de medios y soportes electrónicos, utilizando tecnologías de la información y comunicaciones; articuladas con la Directiva Presidencial 04 de 2012, Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se reglamenta el artículo 7 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica.

La Contraloría General de Antioquia implementará todas las medidas y acciones de seguridad correspondientes al recibo de documentos, paquetes, sobres; así como el acceso de la documentación de carácter clasificado y reservado, misional y operacional cuyo contenido solo será conocido por el personal autorizado.

La Contraloría General de Antioquia incluirá en el presupuesto anual los recursos que permitan garantizar la ejecución de los planes, programas y proyectos concernientes a la gestión documental de la entidad.

Las áreas de archivo y en general las áreas de la Contraloría General de Antioquia están comprometidas con la protección del medio ambiente, por lo tanto, contribuirán con el ahorro en los servicios públicos domiciliarios, la utilización de residuos sólidos recuperables como: papel, cartón, plástico y todo aquel material identificado como reciclable, los cuales estarán almacenados en los puntos de acopio dispuestos para tal fin.

Los tipos de documentos generados en desarrollo e implementación de los procesos de gestión documental tales como manuales de procesos y procedimientos, instructivos, guías, cartillas, formatos, formularios deben tener el visto bueno del área de Gestión Documental y Archivo para ser aprobados según las políticas definidas por el Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de Antioquia.

Todos los proyectos en materia de Gestión Documental son responsabilidad del área de Gestión Documental, las dependencias no podrán suscribir contratos de procesos técnicos, ni reproducción en otros medios (microfilmación o digitalización) sin el concepto de aprobación del área de Gestión Documental de la Contraloría General de Antioquia.

 

2.2      Procesos de Gestión Documental

 
El Programa de Gestión Documental contempla cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos producidos o recibidos por la entidad, así mismo se presentan estrategias para la formulación e implementación de cada uno de los procesos de gestión documental acordes con el Decreto 1080 del 2015, articulo 2.8.2.5.9. Cada uno de los procesos de la gestión documental se diseña identificando los requisitos definidos en el Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental - PGD del Archivo General de la Nación y las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de la función archivística de la Contraloría General de Antioquia.

Los requisitos para el diseño de los procesos se relacionan a continuación:

Administrativo (A): Necesidades cuya solución implica actuaciones organizacionales propias de la entidad.
Legal (L): Necesidades agrupadas explícitamente en la normatividad.
Funcional (F): Necesidades que tienen los funcionarios en la gestión diaria de los documentos.
Tecnológicos (T): Necesidades cuya solución interviene un importante componente tecnológico.

2.2.1 Planeación Documental:

 

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico, que comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos y registro en los sistemas de gestión documental y sistema de gestión de calidad.

 

Aspecto/CriterioActividades a DesarrollarTipo de Registros
 ALFT

Directrices para

la creación y diseño de documentos

Identifique los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad con el fin de ejercer el control de producción y elaboración de los documentos en forma fiable y autentica y en el formato que mejor responda a su disponibilidad, acceso y preservación.x  x

Directrices para la

creación y diseño de documentos

Precise los tipos de información de la entidad para determinar cómo gestionar cada uno de ellos.x  x

Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de

Archivo- SGDEA

Realice un análisis orientado a determinar la necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión documental; conforme el resultado  implantar el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo-SGDEA.x  x
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- SGDEADefina los mecanismos que permitan la integración de los documentos físicos y electrónicos, así como el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental- TRD de la entidad.x  x
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- SGDEANormalice los procedimientos de digitalización acorde con los lineamientos dados por el AGN y los estándares de buenas prácticas.x  x
Mecanismo de AutenticaciónEstablezca los criterios relacionados con la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad, teniendo como referente el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.x  x

Asignación de

Metadatos

Defina los metadatos mínimos de los documentos de archivo (contenido, estructura y contexto) que deben ser vinculados durante todo el ciclo vital, acorde con la naturaleza de los tipos de información de la entidad.x  x
Sistema de Gestión Documental Electrónicos de Archivo- SGDEACreación de rutas en el sistema de gestión documental "Mercurio" sobre los trámites documentalesx  x
 Definir el tipo de papel y la tinta negra o color que se usará para las comunicaciones oficiales para informes u otros documentos que así lo requieran.
 
x   
 Definir la fuente que se usará para aquellos documentos que requieran ser escaneados o microfilmados. x   

 

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Todos los documentos de la Contraloría General de Antioquia están precedidos de un estudio que identifica la función que los genera, la información que deben contener, el soporte a utilizar, la forma y formato, el tiempo que han de conservarse, la clasificación documental, la clasificación de confidencialidad, los metadatos asociados, los requerimientos de conservación que estarán aprobados y registrados en el sistema de gestión institucional, que tiene la siguiente estructura:
Elaboro:

2.2.2 Producción:

 

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

La producción de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital) corresponde al desarrollo de las actividades de la Contraloría General de Antioquia en consonancia con los procesos del Sistema de Gestión Institucional y lo establecido en el Manual de Imagen Corporativa y en el esquema de publicación de la información. Para ello se cuenta con los siguientes procedimientos:

·         La impresión se realizará en doble cara.
·         La elaboración de los documentos se hará en soporte papel, formato carta y oficio
·         El control de versiones y actualizaciones de los formatos se realizará a través de la Oficina Asesora de Planeación.
·         Los formularios deben tener su Instructivo para el diligenciamiento el cual debe ser controlado de acuerdo con lo establecido en el sistema de gestión institucional.
·         Solamente podrán firmar documentos los funcionarios autorizados de cada área.
·         El registro y radicación se hará conforme a lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 del AGN.
·         Registro y captura del documento en el sistema de gestión documental implementado.
·         Se gestionará una sede electrónica para la centralización multicanal de atención al usuario interno y externo.

2.2.3 Gestión y trámite:

 

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación de un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la solución de los asuntos.

 

Aspecto/CriterioActividades a DesarrollarTipo de Registros
  ALFT
Estructura de los documentosDefina la estructura, las condiciones internas y externas, el formato de preservación, el soporte, el medio, las técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los documentales de archivos. Para documentos a manejar como documentos electrónicos  deben cumplir con los requisitos y características mínimas de un documentos de archivo, establecidas en el Decreto 2609 de 2012.xx x
Estructura de los documentosDescriba las instrucciones para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la entidad.x   
Forma de producción o ingresoDetermine los mecanismos de control de versiones y aprobaciones de documentos para facilitar el trabajo colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde su creación hasta el momento de su aprobación y firma.x  x
Forma de producción o ingresoHaga uso adecuado de la reproducción de documentos con el fin de reducir los costos derivados de su producción.x   
Forma de producción o ingresoDefina los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos.x   
Áreas competentes para el trámiteSeñale directrices encaminadas a lograr la simplificación de trámites de la entidad y facilitar su automatización.x  x
Áreas competentes para el trámiteDisponga de los dispositivos tecnológicos destinados al área de archivo para la digitalización de los documentos y poder integrarlos a la gestión electrónica de archivos.   x

 
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
(Acuerdo 060 de 2001, Acuerdo 042 de 2002)
La Contraloría General de Antioquia tiene previsto definir los mecanismos que aseguren el adecuado trámite, acceso y consulta de los documentos a sus usuarios para lo cual implementará:
 

•      Enviar documento externo a la ruta de correspondencia.
•      Confrontar el documento físico contra el del sistema.
•      Instructivos de acceso y consulta
•      Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
•      Se establecerán mecanismos de trazabilidad y controles de alerta.
•      Control de devoluciones.
•      Asignar responsables de quienes participan en los diferentes trámites.
•      Seguir los pasos establecidos en el instructivo de "MERCURIO" donde se especifica la aprobación de los documentos: firma manuscrita / firma digitalizada.
•      Asignar perfiles de acceso a los usuarios finales de acuerdo a la importancia del documento.
•      Tener en cuenta la reserva legal de los documentos.
•      Poner en funcionamiento el módulo para realizar las consultas y préstamos de documentos a través del Sistema de Gestión Documental "Mercurio", así se evita la utilización del documento Físico para estos trámites.

2.2.4 Organización:

Conjunto de operaciones técnicas para radicar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo debidamente.
 

 

Aspecto/CriterioActividades a DesarrollarTipo de Registros
  ALFT
Acceso y consultaEstructura servicios de archivo y haga uso de los medios tecnológicos para facilitar la interacción con los usuarios.x xx
Acceso y consultaEstablezca las tablas de control de acceso y los formatos de préstamo en medio electrónico de los documentos, así como los mecanismos de consulta disponibles para los usuarios.x xx
Acceso y consultaPromueva el intercambio efectivo de información, no sólo bajo el concepto de la habilidad de dos o más sistemas o componentes para intercambiar y utilizar información sino, además, bajo un enfoque sistémico que redunde en mejores servicios hacia la ciudadanía.x xx
Control y seguimientoImplemente el mapa de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, indicando los periodos de vigencia que tienen los funcionarios para dar respuesta. x x
Control y seguimientoImplemente controles para verificar la trazabilidad de los trámites y sus responsables. En entornos electrónicos esta se hace a través de metadatos para la trazabilidad del documento.x  x
Control y seguimientoImplemente controles para asegurar que los trámites que surten los documentos, se cumplan de manera oportuna.xx  

 

ACTIVIDADES A DESARROLLAR
(Instructivo de foliación y preparación de la transferencia documental, Acuerdo 005 de 2013, Acuerdo 042 de 2002 del AGN)

La organización de los archivos de la Contraloría General de Antioquia se fundamenta en las tablas de Retención Documental TRD y en los procedimientos o instructivos para cada caso en particular así:
 

·         Identificación de series y sub-series documentales, conformación de expedientes electrónicos y la identificación de tipos documentales.
·         Ordenación de los documentos en orden cronológico, numérico, alfabético, mixto según sea el caso.
·         Preparación de la transferencia documental física y electrónica debidamente foliada.
·         Elaboración de inventarios documentales.
 

Las anteriores actividades se desarrollarán de acuerdo a la guía para la organización de los archivos teniendo como referente el Acuerdo 005 de 2013 del AGN.

2.2.5 Transferencia:

 

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refresh, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

 

Aspecto/CriterioActividades a DesarrollarTipo de Registros
  ALFT
ClasificaciónIdentifique y asigne cada uno de los documentos de la entidad en su respectivo expediente acorde con los CCD y las TRD, manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio origen. Para los expedientes electrónicos establezca las relaciones a través metadatos.x   
OrdenaciónUbique cada uno de los documentos que componen un expediente, respetando el orden en que se produjeron y realizando la foliación respectiva.x   
OrdenaciónPara los expedientes electrónicos garantice su integridad mediante la producción y actualización del índice electrónico.   x
OrdenaciónEspecifique los parámetros que permitan desarrollar las actividades de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo.x   
OrdenaciónDetermine los sistemas de ordenación para asegurar la secuencia numérica, alfabética o alfanumérica en cada agrupación documental, acorde con las necesidades y requerimientos de la entidad.x   
DescripciónImplemente el programa de descripción documental mediante la utilización de normas, estándares y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adaptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y la información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales.x  x
 Implementar el instructivo de control de préstamos e inventarios documentalesx  x

 

Las áreas de Gestión Documental a través de la Subdirección Operativa y la Dirección de Sistemas, Buen Gobierno y las TIC establecerán la planeación y metodología de información, datos o archivos a ser migrados y verificarán las herramientas, instrumentos y equipos de migración de datos para proyectar el cronograma de migración o conversión de datos.

 

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

(Acuerdo 042 de 2002 AGN Transferencias Documentales)

Cada una de las dependencias de la Contraloría General de Antioquia debe preparar y transferir los documentos aI Archivo Central, teniendo en cuenta los tiempos de retención estipulados en la TRD para cada serie y de acuerdo con la programación e indicaciones establecidas por el área de Gestión Documental así:

Toda transferencia documental debe ingresar al Archivo Central mediante la entrega física de la documentación debidamente registrada con el formato de inventario único documental FUID. Para lo cual se debe:

·         Efectuar el proceso de selección natural. Es decir, retirar aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas.
·         Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido sea el último que contenga la carpeta.
·         En cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios hasta (200).
·         Ordenar los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.
·         Recordar que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial, mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario documental el cual también se debe enviar de forma electrónica, según lo regulado en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.

·         Realizar la transferencia a través del sistema de Gestión Documental mercurio.

 
2.2.6 Disposición de documentos:

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

 

 

 

 

Aspecto/CriterioActividades a DesarrollarTipo de Registros
  ALFT
Preparación de la transferenciaAplique los directrices y los procedimientos señalados por el AGN para la realización de las transferencias primarias y secundarias, de conformidad con los tiempos establecidos en las TRD.x   
Preparación de la transferenciaTenga en cuenta lo establecido por el AGN para la transferencia de documentos electrónicos de archivo, de forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.   x
Validación de la transferenciaVerifique la aplicación de los procesos de clasificación y ordenación de los expedientes, así como las condiciones adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales mediante el inventario firmado por las personas que intervienen en el proceso.x   
Validación de la transferenciaDiligencia los inventarios de las transferencias en el Formato Único de Inventario Documental FUID, conforme a los criterios establecidos en el Acuerdo AGN 042 de 2002.x  x
Migración, refresh emulación o conversiónFormule los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refresh, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de las características de contenido de los documentos.x  x
MetadatosIncluya en la transferencia los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos físicos y electrónicos de las series documentales transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte electrónico.   x

 

ACTIVIDADES A DESARROLLAR (Manual de implementación de TRD)
La Contraloría General de Antioquia establece las siguientes directrices para la disposición final de los documentos determinada en su TRD:

·         La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la empresa, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
·         Eliminación de documentos: Actividad aplicada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, aplicación según lo estipulado en la TRD, según el Acuerdo 004 de 2013 levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

·         Selección documental: Actividad para escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente, aplicación de método de muestreo.

·         Microfilmación u otro medio técnico: Técnicas de reproducción de documentos, incluye determinación de metodología, plan de trabajo, control de calidad durante todo el proceso, selección de Digitalización según las guías de cero Papel en la administración Pública. (Digitalización con fines de control y trámite, digitalización con fines archivísticos y digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio).
 

2.2.7 Preservación a largo plazo:

 

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
 

Aspecto/CriterioActividades a DesarrollarTipo de Registros
  ALFT
Directrices generalesAplique la decisión resultante de la disposición final, establecida en las TRD y TVD, apoyándose en procedimientos documentados para normalizar y formalizar estas actividades.xxxx
Directrices generalesDetermine los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos.xxxx
Conservación total, selección y microfilmación y/o digitalizaciónDetermine la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación de la conservación total, la selección, la microfilmación y/o la digitalización.xxxx
EliminaciónDefina un procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos.xxxx
EliminaciónFormalice la eliminación de los documentos mediante actas aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.xxxx
EliminaciónMantenga disponibles las actas de eliminación y el inventario correspondiente para dejar la trazabilidad de las actividades realizadas.xxxx
EliminaciónGarantice la publicación de los inventarios de los documentos eliminados en el sitio web de la entidad en cumplimiento del Artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el Articulo 15 del Acuerdo AGN 004 de 2013xxxx

 

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Las diferentes dependencias de la Contraloría General de Antioquia deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las acciones establecidas en el Acuerdo 006 de 2014 del AGN.

2.2.8 Valoración:

 

Proceso permanente y continúo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
 

Este proceso se realiza antes de la producción, para identificar desde el inicio la importancia y los valores documentales (primarios y secundarios), asegurando así el tratamiento adecuado y su oportuna gestión.

 

Aspecto/CriterioActividades a DesarrollarTipo de Registros
  ALFT
 
Sistema integrado de conservación
Implemente el Plan de Conservación Documental para los documentos analógicos, considerando los programas, procesos y procedimientos relacionados con la conservación preventiva, conservación documental y restauración documental.xxxx

 

Sistema integrado de conservación

Implemente el Plan de Preservación a largo plazo para los documentos electrónicos, considerando las estrategias, procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con las tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental.xxxx
 
Seguridad de la información
Defina los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulación o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento.xx x
 
Seguridad de la información
Asegure que la seguridad de la información mantenga las siguientes características de los documentos; autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad (visualización) y conservación. x x
Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivoEstablezca los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo desde el mismo momento de su creación y verifique el cumplimiento de los mismos.xx x
Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivoVerifique que la gestión de documentos de archivo electrónicos implementada en la entidad garantice la preservación de los documentos de acuerdo con lo dispuesto en las TRD.xx x
Requisitos para las técnicas de preservación a largo plazoVerifique que la gestión de documentos de archivo electrónicos implementado en la entidad garantice la preservación de los documentos de acuerdo con lo dispuesto en las TRD.xx x

 

Las áreas de Gestión Documental conjuntamente con las diferentes dependencias analizan y establecen los valores legales, administrativos, fiscales, contables, técnicos o históricos de los documentos de la entidad teniendo en cuenta el contexto social, cultural, funcional, político, jurídico y económico y este análisis queda plasmado en la Tabla de retención Documental (TRD).

Revisar las actualizaciones a los procesos y procedimientos en cuanto a la generación o eliminación de documentos o registros.

Cuantificar y analizar los niveles de crecimiento o decrecimiento en volúmenes de archivo determinando las causas y efectos de las variaciones por medios de indicadores del proceso de Gestión Documental.

Atendiendo la orientación de los programas específicos a implementar en la Contraloría General de Antioquia y como parte del Programa de Gestión Documental (PGD) se analizará la frecuencia de consultas y préstamos de los documentos con el ánimo de medir el impacto que pueda generar en la investigación, la historia y la ciencia, base para determinar los valores secundarios de los documentos.
·         Valores primarios (fase de archivo de gestión - archivo central)
·         Valores secundarios (fase de archivo histórico)

ACTIVIDADES A DESARROLLAR
(Manual de implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD), Circular externa 003 de 2015, Acuerdo 04 de 2013 y Acuerdo 02 de 2004 del AGN)

La Contraloría General de Antioquia cuenta con directrices generales para la determinación de los valores de los documentos, este análisis permitió la construcción de la Tabla de retención Documental (TRD):
Valores primarios: se derivan del contexto funcional, administrativo, legal, técnico de la contraloría y están sujetos al análisis permanente del cambio normativo que le aplica a la entidad y a los cambios en la estructura orgánico-funcional, así como a los procesos y procedimientos desarrollados para el cumplimiento de su misión. A esto se le conoce como actualización de Tablas de Retención Documental (TRD).

2.3 Fases de implementación del PGD

 
Reúne los elementos que tendrán lugar y que influirán en la estrategia y/o en los cambios que deben realizarse para su cumplimiento. Estos cambios se harán a través de formas lúdicas de aprendizaje, basados en estrategias de promoción y publicidad, en métodos que permitan la conservación de los documentos y en un nuevo concepto en el manejo de los archivos dentro de la Entidad, esta cultura impactara el quehacer en la Contraloría General de Antioquia.

Es importante el desarrollo de una gestión documental basada en la eficiencia, porque es la base de toda organización, sin información no se pueden tomar decisiones de negocios, por esto se hace necesaria su implementación y debe estar inmersa dentro del plan Estratégico Corporativo y el plan de acción de la Contraloría General de Antioquia como un Modelo Integrado de Gestión (MIG), acorde con las siguientes orientaciones:

a.  Alineación con los objetivos estratégicos de la Entidad.
b.  Establecer metas a corto, mediano y largo plazo.
c.   Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y los objetivos definidos.
d.   Articulación con otros programas y sistemas de la Entidad, de acuerdo con la operación y la normatividad vigente.

2.3.1 Elaboración:

 

Corresponde a las actividades del Programa de Gestión Documental (PGD) formulado como un proyecto. Para ello la Contraloría General de Antioquia debe:

·         Verificar el cumplimiento de los prerrequisitos
·         Ajustar el Plan Institucional de Archivos (PINAR)
·         Revisar que se tenga claridad en los roles de los funcionarios encargados
·         Garantizar la disponibilidad de recursos contemplados en el Plan Institucional de Archivos PINAR
·         Adoptarlo por acto administrativo; previa aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

2.3.2 Ejecución:

 
Para el desarrollo, actualización de los procesos y puesta en marcha del Programa de Gestión Documental (PGD) la Contraloría General de Antioquia en el corto, mediano y largo plazo debe:
 

·         Desarrollar acciones tendientes a la divulgación de la implementación del Programa de Gestión Documental (PGD).
·         Programar las actividades de socialización, capacitación y sensibilización.
·         Diseñar y publicar materiales e instructivos que faciliten la compresión de los procesos.
·         Evaluar la arquitectura de servicios tecnológicos de la CGA y determinar las condiciones y ajustes necesarios para el desarrollo integral de un Gobierno Digital en armonía con el PGD.
 

2.3.4 Seguimiento:

 

Verificación del cumplimiento del Programa de Gestión Documental (PGD).
Validar el cumplimiento de las metas y objetivos

·         Realizar controles periódicos.
·         Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos.

2.3.5 Mejora:

Ajustar el PGD y proponer nuevos programas. Para esto la Contraloría General de Antioquia debe:

·         Promover el desarrollo y aplicar las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
·         Establecer un plan de mejoramiento orientado a reducir los riesgos.


 

 

III.        PROGRAMAS ESPECÍFICOS

 

Los programas específicos permitirán lograr las metas y objetivos, a través de una identificación, racionalización, simplificación y automatización de trámites, de procesos y procedimientos; de esta manera se va mejorando los sistemas de organización y recuperación, buscando evidenciar su actuación y permitiendo cumplir con la política de desarrollo y eficiencia administrativa de la información, asegurando que la entidad cuente con la documentación necesaria para garantizar la disponibilidad y acceso a los documentos.

La Contraloría General de Antioquia elaborará y aplicará los siguientes planes y programas contemplados en su PGD y que hacen parte integral del mismo:

Programa de gestión de documentos electrónicos
Programa de documentos especiales
Plan institucional de capacitación
Programa de auditoría y control
Programa de normalización y actualización de formas y formularios electrónicos


 

 

IV. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

 

            PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDADARMONIZACIÓN EN:
 Índice de Gobierno en
línea (normatividad vigente).
Formulario del Índice de Gobierno Abierto
 Plan estratégico Corporativo de la Contraloría General de Antioquia
Adoptar un modelo integral de gestión de la información que permita apoyar de manera eficiente los procesos Institucionales.
Meta:
A diciembre 31 de 2020 la Institución contará con un modelo integral de gestión de la información
GESTIÓN DOCUMENTALPlan de Inversión -Plan de comprasPresupuesto asignado para el mobiliario y adecuación de la infraestructura física.
 Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINARLos recursos destinados para el desarrollo de las actividades y buenas prácticas de gestión documental
 Plan de CapacitaciónLa capacitación para buen desempeño de los funcionarios responsables de las actividades de la Gestión documental y archivo.
 Otros sistemas de gestiónSistema Integrado de Gestión.

 


 

 

IV METODOLOGÍA

 

La información que permitió identificar las necesidades en gestión documental de la entidad, fue recopilada a través de un diagnóstico integral de archivos, basado en las siguientes fuentes:

·         Directiva 04 de 2012 eficiencia en la Administración Pública y lineamientos de cero papel.
·         Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG).
·         Autodiagnósticos MIPG de los componentes: gestión documental, transparencia, trámites y el índice de gobierno en línea
·         Información recolectada durante las entrevistas realizadas para la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD).

El Programa de Gestión Documental (PGD) será publicado en la página web de la Contraloría General de Antioquia, de igual modo se realizará la divulgación interna de los resultados del plan de implementación del PGD.


 

 

V.        ANEXOS

 
1.    Autodiagnóstico de gestión documental
2.    Cronograma de implementación del PGD
3.    Manual de Tabla de Retención Documental TRD.     



[1] El valor público se relaciona con el desarrollo social, la gobernanza, la garantía de derechos, la satisfacción de necesidades y la prestación de servicios de calidad. No sólo es hacer uso de las tecnologías, sino cómo las tecnologías ayudan a resolver problemas reales. http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7650.html (Noviembre de 2018).

 

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Ultima Actualización: 28/02/2019 14:02